Privacyverklaring Workation Network 

 

Workation Network, gevestigd aan De Koppele 24, [5632LA, Eindhoven] is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze verklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens voor het maken van offertes en het organiseren van workations voor consumenten die in dienst zijn bij werkgevers die contractueel samenwerken met Workation Network. 

  1. Verwerking van persoonsgegevens

Workation Network verwerkt persoonsgegevens van consumenten om offertes te maken en workations te organiseren. Dit gebeurt altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

  1. Doeleinden van gegevensverwerking

Workation Network verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

  • Voorbereiding van offertes: Voor het maken van een offerte voor de consument en werkgever, inclusief het verstrekken van precontractuele informatie en het opstellen van een op maat gemaakt voorstel voor de workation. 
  • Organisatie van de workation: Om de workation te organiseren, waaronder het boeken van accommodatie, vervoer, werkfaciliteiten en activiteiten. 
  • Communicatie: Om contact te onderhouden met de consument en de werkgever, zowel voorafgaand als tijdens de workation. 
  • Naleving van contractuele verplichtingen: Voor de uitvoering van contracten tussen Workation Network en de werkgever van de consument. 
  1. Rechtsgrond voor verwerking

Workation Network verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen: 

  • Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract tussen Workation Network en de werkgever van de consument. 
  • Toestemming: Indien nodig, zal Workation Network expliciete toestemming vragen voor specifieke verwerkingen van persoonsgegevens, zoals het plaatsen van reviews of het delen van bepaalde informatie met externe partijen. 
  • Gerechtvaardigd belang: In sommige gevallen kan Workation Network een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van persoonsgegevens, zoals voor administratieve doeleinden en het verbeteren van de dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn het versturen van offertes en het volgen van communicatie met consumenten over eerder gevoerde gesprekken of verzoeken. 
  1. Welke gegevens verwerken wij?

Voor het maken van offertes en het organiseren van workations verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens: 

  • Identificatiegegevens: Naam, adres, telefoonnummer, en e-mailadres van de consument. 
  • Werk gerelateerde gegevens: Functie, bedrijfsnaam en gegevens over de werkgever, indien deze relevant zijn voor de workation. 
  • Reisinformatie: Voorkeuren met betrekking tot de reis, zoals de gewenste vertrekdatum, bestemming, en specifieke eisen aan de accommodatie en werkfaciliteiten. 
  • Financiële gegevens: Betalingsinformatie indien de consument of de werkgever de kosten voor de workation rechtstreeks aan Workation Network betaalt. 
  • Overige gegevens: Alle andere gegevens die relevant zijn voor het opstellen van een offerte en het organiseren van de workation, zoals dieetwensen, allergieën of fysieke beperkingen die van invloed kunnen zijn op de workation. 
  1. Bijzondere persoonsgegevens

Workation Network verzamelt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religieuze overtuiging of politieke voorkeur, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld dieetwensen of toegankelijkheidsbehoeften tijdens de workation). Indien dergelijke gegevens worden verzameld, gebeurt dit altijd met expliciete toestemming van de consument. 

  1. Persoonsgegevens van minderjarigen

Workation Network heeft niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken, tenzij dit nodig is voor de organisatie van een workation die kinderen betreft. Indien wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken, gebeurt dit altijd met de expliciete toestemming van hun ouder of voogd. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, kunt u contact met ons opnemen via info@workationnetwork.com, en wij zullen deze gegevens, indien mogelijk, verwijderen. 

  1. Cookies en vergelijkbare technieken

Workation Network gebruikt functionele, analytische en tracking cookies om de website correct te laten functioneren, uw voorkeuren te onthouden en onze diensten te verbeteren. We gebruiken analytische cookies om het gebruik van onze website te analyseren en trackingtools voor marketingdoeleinden. Indien noodzakelijk, vragen wij om uw toestemming bij het eerste bezoek aan onze website. U kunt uw cookie-instellingen altijd aanpassen via uw browser of onze cookieverklaring raadplegen. 

  1. Melding van datalekken

Workation Network neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus. Mocht er ondanks onze voorzorgsmaatregelen een datalek plaatsvinden, dan zullen wij dit, indien nodig, binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien u een mogelijk datalek ontdekt, verzoeken wij u dit zo snel mogelijk met ons te delen via info@workationnetwork.com. 

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

Workation Network maakt gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in specifieke gevallen, zoals bij de bepaling van vluchtprijzen. Daarnaast kan Workation Network gebruikmaken van GPT-technologie (zoals de AI-tool ChatGPT) voor het opstellen van offertes en het optimaliseren van communicatie. Geautomatiseerde besluitvorming vindt altijd plaats onder toezicht van onze medewerkers om ervoor te zorgen dat de beste resultaten worden geleverd aan onze klanten. 

  1. Bewaartermijnen

Workation Network bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is. De bewaartermijnen zijn als volgt: 

  • Offertes: Persoonsgegevens verwerkt voor het maken van offertes worden bewaard tot maximaal één jaar na het versturen van de offerte. 
  • Gegevens voor de organisatie van de workation: Persoonsgegevens die worden gebruikt voor het organiseren van de workation worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal twee jaar na de afloop van de workation. 
  • Financiële gegevens: Deze gegevens worden bewaard conform de wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht, voor een periode van zeven jaar. 
  1. Delen van persoonsgegevens met derden

Workation Network deelt persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de workation of als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij delen gegevens onder andere met: 

  • Externe dienstverleners: Voor het boeken van accommodatie, vluchten, vervoer, werkfaciliteiten en activiteiten. 
  • Werkgever van de consument: Voor het afstemmen van de workation, inclusief eventuele goedkeuringen of betalingen die door de werkgever worden gedaan. 
  • Microsoft OneDrive: Voor het opslaan en beheren van documenten en persoonsgegevens. 
  • E-boekhouden: Voor het beheer van onze financiële administratie en facturatie. 
  • Garantiefonds en verzekeringsmaatschappijen: Voor het waarborgen van financiële zekerheid en dekking tijdens de workation. Alle externe partijen waarmee wij samenwerken, zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan de AVG en een passend niveau van gegevensbescherming bieden. 
  1. Rechten van betrokkenen

Als consument heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid, wat betekent dat u een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen. 

  1. Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens: 

  • E-mail: info@workationnetwork.com 
  • Telefoon: +31640168972 
  • Adres: De Koppele 24 [5632LA, Eindhoven] 

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. 

  1. Gegevensverzameling via Enquêtes

Workation Network kan via enquêtes gegevens verzamelen, zoals leeftijd en bedrijfsnaam, om inzicht te krijgen in de interesse voor workations. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor onderzoeksdoeleinden en om onze diensten verder te verbeteren. De verzamelde gegevens via enquêtes vallen onder dezelfde privacyvoorwaarden zoals beschreven in deze verklaring. Dit betekent dat: 

De verzamelde gegevens enkel worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en zullen niet voor andere doeleinden worden gebruikt zonder jouw expliciete toestemming. 

De gegevens anoniem kunnen worden verwerkt om algemene trends en inzichten te verkrijgen, waarbij geen directe koppeling naar individuele deelnemers mogelijk is. 

De gegevens uit enquêtes worden in principe voor onbepaalde tijd bewaard, zodat we onze analyses en diensten op lange termijn kunnen blijven verbeteren. 

Let op: Als je specifiek vraagt om jouw gegevens te laten verwijderen, zullen wij hieraan voldoen, in overeenstemming met jouw rechten zoals beschreven in deze privacyverklaring.